كيف تدير مخزون الذهب بالوزن والعيار في محلّك؟

مخزون محلّ الذهب لا يُقاس بعدد القطع. قطعتان من العيار نفسه قد يختلف وزنهما، وقطعةٌ من عيار 18 لا تعادل قطعةً من عيار 22 بالوزن نفسه. لذلك يُدار مخزون الذهب بوحدتين معاً: الغرام والعيار.

في هذا الدليل خطوات عملية لضبط المخزون من لحظة دخول القطعة إلى المحلّ حتى جردها.

لماذا لا يكفي عدّ القطع؟

العدّ يخبرك أن القطع كلها موجودة، ولا يخبرك إن تغيّر وزنها. استبدال قطعة بأخرى أخفّ، أو خطأٌ في الوزن عند الشراء، أو عيارٌ سُجِّل خطأً، كلها فروقات لا تظهر إلا بالوزن. والربح والخسارة في تجارة الذهب يُحسبان بالغرام قبل أن يُحسبا بالدينار.

الغرام وما يعادل عيار 24

العيار نسبة الذهب الخالص في القطعة. عيار 24 ذهبٌ خالص تقريباً، وعيار 22 نسبته 91.7٪، وعيار 21 نسبته 87.5٪، وعيار 18 نسبته 75٪. ولجمع أوزان عيارات مختلفة في رقمٍ واحد، يُحوَّل كل وزن إلى ما يعادله من عيار 24:

الوزن المعادل = الوزن × العيار ÷ 24

بهذا تعرف كم ذهباً خالصاً في الفرع كله، وتقارن الفروع ببعضها مهما اختلفت عياراتها. واحتفظ مع ذلك برصيد كل عيار على حدة، لأن البيع والشراء يجريان بالعيار الفعلي.

ما يُسجَّل لكل قطعة

عند دخول القطعة إلى المخزون، من شراءٍ أو تصنيعٍ أو تحويل، سجّل لها:

• رمزاً فريداً (باركود) يُطبع على تاجها.
• العيار والوزن بالغرام.
• تكلفة المصنعية، لأنها جزء من تكلفة القطعة لا يتغيّر مع سعر الذهب.
• الفرع الذي توجد فيه.

وإن حملت القطعة أحجاراً كريمة، فسجّل الأحجار بقيمتها في سجلّ مستقل، ولا تحسب وزنها ذهباً.

الذهب الخام والمستعمل

ليس كل ذهب المحلّ قطعاً معروضة. الذهب المستعمل الذي تشتريه من الزبائن، والقطع الراكدة التي تُكسَّر، والذهب المرسَل إلى المصنع، كلها أرصدة بالوزن والعيار، ويجب أن تبقى منفصلة عن المعروض:

• صندوقٌ للذهب الخام في كل فرع، يدخله المستعمل بوزنه وعياره.
• القطعة الراكدة حين تُكسَّر تخرج من المعروض، ويدخل وزن ذهبها الصافي إلى الخام، وتُسجَّل المصنعية التي ضاعت بالصهر.
• الذهب المرسَل للتصنيع أو التكرير يبقى عهدةً على المصنع بالوزن حتى يعود، ويُسجَّل أي فرقٍ عند عودته.

المطابقة مع كل شفت

في نهاية كل شفت قارن رصيد الافتتاح بالختام لكل عيار: ما بيع، وما اشتُري، وما حُوِّل. الفرق الذي يظهر اليوم يسهل تتبّعه، أمّا الفرق الذي يظهر بعد شهر فيصعب تفسيره.

التحويل بين الفروع

حين يُرسل فرعٌ ذهباً إلى فرعٍ آخر، لا يكتمل التحويل عند الإرسال. الفرع المستلِم يزن ما وصله فعلاً، ويُعتمد التحويل بالوزن المستلَم. وإن نقص الوزن، يُسجَّل النقص بسببه وقيمته بدل أن يُهمَل.

الجرد الدوري

لا تنتظر نهاية السنة. جردٌ دوري لكل فرع يكشف الفروقات مبكراً:

• امسح باركود كل قطعة، أو مرّر قارئ RFID على الرفوف، أو امسح من الهاتف.
• قارن ما عُدّ بما يجب أن يكون، قطعةً قطعة ووزناً وزناً.
• لا تعدّل الرصيد مباشرة عند النقص. سجّل طلب شطبٍ يعتمده المسؤول المالي بقيدٍ محاسبي، وأحِل أي زيادة للتحقّق قبل إدخالها.

قيمة المخزون وسعر الذهب

وزن المخزون ثابت بين يومين، لكن قيمته تتغيّر مع سعر الذهب. لذلك افصل عند التقييم بين المعدن والمصنعية: المعدن يُقيَّم بسعر الذهب، والمصنعية تبقى بتكلفتها. هكذا تعرف أي جزءٍ من الربح أو الخسارة جاء من تغيّر السعر، وأيّه جاء من عملك في البيع.

أخطاء شائعة في مخزون الذهب

• تسجيل القطعة بلا وزن، أو بعيارٍ تقديري.
• خلط الذهب المستعمل بالمعروض في رصيد واحد.
• جمع أوزان عيارات مختلفة بلا تحويل إلى عيار 24.
• تسوية الفروقات بتعديلٍ مباشر بلا سببٍ ولا اعتماد.
• الجرد مرّة واحدة في السنة.

كيف يساعد زمزم جولد

زمزم جولد يدير مخزون الذهب بهذه الطريقة: رصيد كل فرع بالغرام لكل عيار وما يعادله بعيار 24، وباركود وعيار ووزن ومصنعية لكل قطعة، وصندوق للذهب الخام، وتكسير القطع الراكدة، وعهدة المصنع، وتحويلٌ يُعتمد بالوزن المستلَم، وجرد بالباركود وRFID والهاتف مع شطبٍ يعتمده المسؤول المالي.

التفاصيل في صفحة برنامج إدارة محلات الذهب والمجوهرات، وفي مقالنا السابق كيف تختار أفضل برنامج لإدارة محلات الذهب والمجوهرات في الكويت؟

الخلاصة

أدِر مخزون الذهب بالغرام والعيار معاً، وافصل المعروض عن الخام، وطابق كل شفت، وجرِّد بانتظام، ولا تصحّح فرقاً بلا سببٍ واعتماد. بهذه العادات الخمس تعرف في أي يوم كم ذهباً في محلّك، وأين هو.