الأرشيف الإلكتروني والمراسلات

نظام إدارة الوثائق والأرشيف

كل ورقةٍ في أرشيفك تُوجد بكلمةٍ واحدة من داخلها

بلا بطاقة ائتمان متعدّد الفروع عربي وإنجليزي
نظام إدارة الوثائق والأرشيف
ماذا يفعل

دورة المراسلة كاملة — من لحظة وصولها إلى إتلافها بعد انتهاء مدّة حفظها

يسجّل مراسلات الشركة الواردة والصادرة والداخلية بترقيمٍ آليّ، ويحفظ صورها ونصّها المستخرج بتعرّفٍ ضوئيّ عربيّ وإنجليزيّ فيُبحث داخلها، ويحيلها ويتابعها ويعتمدها، ويحفظ أثر كل عمليةٍ بصاحبها — على خادم الشركة نفسها لا على خدمةٍ خارجية.

التسجيل والترقيم

واردٌ وصادرٌ وداخليّ بأنواعٍ تعرّفها الشركة بنفسها، ودليلُ جهاتٍ مجمَّعٌ في مجموعات. والمرجع يُولَّد داخل قاعدة البيانات بتسلسلٍ لكل نوعٍ وسنةٍ مالية — عشرة موظفين يحفظون في الثانية نفسها يخرجون بعشرة أرقامٍ متتالية لا برقمين متطابقين.

المرفقات والمسح الضوئي

رفعٌ من الجهاز أو مسحٌ مباشر من السكانر أو التقاطٌ بالكاميرا، ونسخٌ متعاقبة لكل مرفقٍ تُحفظ تحت الجديدة ولا تُمسح. وكل مرفقٍ يمرّ على تعرّفٍ ضوئيّ عربيّ وإنجليزيّ، وملفّ PDF الممسوح بلا نصٍّ يُحوَّل إلى صورٍ ثم يُقرأ.

البحث داخل النصّ

بحثٌ نصّيّ كامل في بيانات المستند وفي نصّ مرفقاته المستخرج، بتحليلٍ عربيّ يعرف أصل الكلمة — فخطابٌ ممسوحٌ من عام 2019 يُعثر عليه بكلمةٍ وردت في متنه لا باسم ملفّه. والبحث على فهرسةٍ نصّية كاملة لا على مسحٍ تتابعيّ: في قياسٍ داخليّ على 30 ألف مستند، رجعت النتيجة في أقلّ من جزءٍ من ألف من الثانية، مقابل نحو 2.7 ثانية بالطريقة التقليدية.

الإحالة والمتابعة والاعتماد

إحالة المستند لموظفٍ بصندوق واردٍ لكلٍّ منهم ومواعيد استحقاقٍ وتنبيهاتٍ داخل النظام وبالبريد، ودورة اعتمادٍ للأنواع التي تشترطها. والوارد يُربط بردّه، ومن الربط يُحسب متوسّط زمن الردّ على اللوحة.

التقارير والطباعة والقوالب

لوحة معلوماتٍ برسومٍ بيانية، وتصديرٌ إلى PDF وExcel موسومٌ بهوية الشركة، وملصقات QR للملفّات الورقية تفتح المستند بمسحةٍ من الهاتف، وخطاباتٌ تُولَّد من قوالب Word الخاصة بالشركة ببيانات المستند.

الصلاحيات والتدقيق والحفظ

33 صلاحيةً مستقلة تُوزَّع على الأدوار، ومستوى سرّيةٍ لكل مستند. وكل إنشاءٍ وتعديلٍ وحذفٍ وفتحِ مرفقٍ وطباعةٍ يُسجَّل بصاحبه ووقته، والحذف إخفاءٌ لا محوٌ فالمستند يُسترجع. وسياسات مدّة حفظٍ لكل نوع، وقائمةٌ بما استحقّ الإتلاف.

ما تحتاجه

خادمٌ في شركتك — ولا ورقة تغادر شبكتها

  • خادم Windows داخل الشركة عليه IIS وSQL Server — حزمةٌ واحدة وسكربت تركيب، وترقيات قاعدة البيانات تُطبَّق ذاتياً عند الإقلاع.
  • متصفّحٌ فقط على أجهزة الموظفين بلا تثبيتٍ عليها، والواجهة عربية وإنجليزية تنقلب من اليمين إلى اليسار بضغطة.
  • وكيلٌ صغير يُثبَّت على أجهزة المسح الضوئي وحدها، يتعامل مع WIA وTWAIN.
  • ملفّات الأرشيف على قرصٍ تختاره الشركة لا داخل قاعدة البيانات — فالنسخ الاحتياطيّ أبسط وأسرع.
  • لا يحتاج اتصالاً بالإنترنت ليعمل، ولا يرفع ورقةً واحدة إلى خدمةٍ خارجية.
  • ولأنّ كل شيء داخل الشركة — الخادم وقاعدة البيانات والملفّات — فلا اشتراك شهري على عدد المستخدمين، ولا مراسلة تغادر الشبكة.
كيف تبدأ

ثلاث خطوات، ودقائق معدودة

  1. 1
    اطلب نسختك

    نموذج قصير بدقيقة واحدة — أو راسلنا واتساب مباشرةً.

  2. 2
    نتواصل معك

    خلال يوم عمل: نعرض السعر ونجيب عن أسئلتك.

  3. 3
    نجهّز نسختك ونفعّلها

    نسخة تجريبية بكامل المزايا بالمدّة المتّفق عليها، ونرافقك في الإعداد الأول.

اطلب عرض سعر ونسخة تجريبية

عندك سؤال قبل أن تبدأ؟ تحدّث إلينا

جولة بالصور

لقطات من داخل النظام

نظام إدارة الوثائق والأرشيف
نظام إدارة الوثائق والأرشيف