برنامج حسابات متكامل لمحلات الذهب: ما الذي يجب أن يفعله؟

برامج الحسابات العامة تسجّل المبالغ بالدينار. ومحلّ الذهب يتعامل بوحدتين معاً: الدينار والغرام. يشتري من المورّد بالوزن، ويبيع بسعر اليوم، ويربح من المصنعية، وقد يبقى له أو عليه دَينٌ بالذهب. لذلك يحتاج برنامج حسابات يفهم الذهب، لا دفتراً تُنقل إليه الأرقام يدوياً في آخر الشهر.

في هذا الدليل ما يجب أن يفعله برنامج الحسابات المتكامل في محلّ الذهب، وأسئلة تتحقّق بها من ذلك قبل أن تختار.

ما معنى أن يكون البرنامج متكاملاً؟

المتكامل يعني أن البيع والشراء والحسابات نظامٌ واحد. كل فاتورة بيع أو شراء، وكل سند قبض أو صرف، وكل مصروف أو تحويل أو شطب، يُنشئ قيده المحاسبي تلقائياً لحظة اعتماده. لا يُعاد إدخال شيء، ولا ينتظر المحاسب نهاية الشهر ليعرف أين يقف المحلّ.

والشائع غير ذلك: برنامجٌ للبيع وآخر للحسابات، وموظّف ينقل الأرقام بينهما. كل نقلٍ يدوي فرصةٌ لخطأ، وكل تأخير يؤجّل اكتشافه.

دليل حسابات يعرف الذهب

دليل الحسابات في البرنامج العام فيه نقدٌ وبنوك وعملاء وموردون ومخزون. ومحلّ الذهب يحتاج إلى جانبها حسابات لا يعرفها ذلك الدليل:

• مخزون الذهب، وقيمته تتبع سعر الذهب.
• الأحجار الكريمة، بتكلفتها ومنفصلةً عن الذهب.
• ذهبٌ لدى عملاء الجملة وذهبٌ لدى المصنع، يُتابَع كلٌّ منهما بالوزن.
• دَين المورّدين في حسابين: النقد والمصنعية في حساب، والذهب بالوزن في حساب.
• إيراد المصنعية، وهو ربح عملك.
• ربح المعدن وخسارته، محقّقاً وغير محقّق، منفصلاً عن إيراد المصنعية.
• فاقد السبك والتكرير، وخسائر الجرد والشطب.

الدَّين بالغرام لا بالدينار وحده

حين تشتري من المورّد بالوزن، يبقى عليك دَينٌ بالغرام، وأجر المصنعية دَينٌ بالدينار. وفي البيع بالجملة قد يبقى على العميل الأمران معاً. البرنامج المتكامل يتابع الدَّينين، ويُخرج كشف حساب لكل مورّد وعميل بالنقد والذهب.

وحين تسدّد دَين الذهب نقداً، يُثبَّت سعر الغرام يوم السداد، ويُسجَّل الفرق بين سعر التثبيت وسعر السوق ربحاً أو خسارة معدن، لا ربحاً من البيع.

ربحان في كل فاتورة

سعر القطعة جزءان: ثمن المعدن بسعر اليوم، وأجر المصنعية. ربح المصنعية نتيجة عملك، أمّا ربح المعدن أو خسارته فنتيجة حركة السعر. وخلطهما في رقمٍ واحد يُخفي الحقيقة: قد يبدو الشهر رابحاً لأن الذهب ارتفع، وهامش البيع نفسه ضعيف.

أمّا نتيجة المعدن فتتحدّد بحركة سعر الذهب بين شرائه وبيعه، وتُسجَّل في حسابٍ مستقل: محقّقةً حين يُثبَّت السعر، وغير محقّقة حين يُعاد تقييم الرصيد بسعر السوق. هكذا تقرأ في قائمة الدخل ربح عملك وأثر السعر، كلّاً في سطره.

الإقفال: الشفت واليوم والشهر والسنة

في نهاية كل شفت تُطابَق النقدية والذهب لكل فرع، وفي نهاية اليوم تُعدّ تسوية يومية. وفي نهاية الشهر يُقفَل الشهر، فلا يُقبل بعده قيدٌ بتاريخٍ داخله إلا بعد إعادة فتحه بصلاحية المدير المالي. هكذا لا تتغيّر أرقام شهرٍ سُلّمت تقاريره.

وفي نهاية السنة تُراجَع قائمة فحصٍ قبل الإقفال، وتُحفظ حزمة الإقفال: قائمة الدخل والمركز المالي وميزان المراجعة.

ضوابط تحمي الدفاتر

• القيد اليدوي لا يُرحَّل حتى يعتمده شخصٌ غير من أنشأه.
• القيد المرحَّل لا يُحذف. إن كان خطأً يُعكس بقيدٍ مقابل يبقى ظاهراً في الدفتر.
• لكل مستند رقمٌ متسلسل لا يتكرّر.
• صلاحيات تفصل البيع عن المالية: الكاشير يبيع، والمسؤول المالي يعتمد تقييم المشتريات والمصروفات وتسويات المورّدين.
• تقرير يطابق دفتر الأستاذ مع دفاتر العمليات حساباً حساباً، فيظهر أي فرقٍ قبل أن يكبر.

التقارير التي يجب أن يُخرجها

• ميزان المراجعة، ودفتر اليومية، وكشف حساب لكل حساب.
• قائمة الدخل، وقائمة المركز المالي، وقائمة التدفقات النقدية، وقائمة التغيّرات في حقوق الملكية.
• قوائم سنوية بعمود مقارنة بالسنة السابقة، مع إيضاحاتها، تُصدَّر إلى Excel لمدقّق الحسابات.
• كشوف حساب العملاء والمورّدين بالنقد والذهب.
• إقرار ضريبة القيمة المضافة لفروعك في الدول التي تطبّقها.

أسئلة تطرحها قبل أن تختار

• هل تُنشأ القيود تلقائياً من البيع والشراء والسندات؟
• هل يتابع البرنامج الدَّين بالغرام إلى جانب الدَّين بالدينار؟
• هل يفصل ربح المصنعية عن ربح المعدن في قائمة الدخل؟
• هل يمنع القيد في شهرٍ مُقفَل؟
• هل يعتمد القيدَ اليدوي شخصٌ ثانٍ؟
• هل يُخرج القوائم المالية السنوية بعمود مقارنة؟

كيف يعمل ذلك في زمزم جولد

في زمزم جولد تُدار الخزائن والبنوك والمصروفات وتحصيل العملاء وتسوية المورّدين، وكشوف الحساب بالنقد والذهب، وإغلاق الشفت والتسوية اليومية لكل فرع، وإقفال الشهر والسنة.

وتضيف وحدة «المحاسبة المتكاملة» دفتر الأستاذ: قيدٌ تلقائي من كل عملية مالية، ودليل حسابات للذهب يمكنك التوسّع فيه، وميزان المراجعة ودفتر اليومية وكشف حساب لكل حساب، والقوائم المالية الأربع، وقوائم سنوية بعمود مقارنة مع إيضاحاتها وتصديرها إلى Excel، وقيودٌ يدوية يعتمدها شخصٌ ثانٍ، وتقريرٌ يطابق الأستاذ مع دفاتر العمليات. ونموذجها المحاسبي للذهب مبنيّ على معيار IAS 2.3(b): هامش المصنعية ربحٌ تشغيلي، وتغيّر قيمة المعدن يُعرض منفصلاً.

التفاصيل في صفحة برنامج إدارة محلات الذهب والمجوهرات، وفي مقالَينا كيف تختار أفضل برنامج لإدارة محلات الذهب والمجوهرات في الكويت؟ وكيف تدير مخزون الذهب بالوزن والعيار في محلّك؟

الخلاصة

برنامج الحسابات المناسب لمحلّ الذهب يعدّ بالغرام كما يعدّ بالدينار، ويُنشئ القيد من العملية نفسها، ويفصل ربح عملك عن حركة السعر، ويحمي الشهر المُقفَل من التعديل. اسأل عن هذه الأربعة قبل أن تختار، وجرّب البرنامج على عملك الحقيقي.